Come promesso, vediamo un altro tema sul quale può essere utile fare formazione: i Gruppi di miglioramento. Sono uno strumento potentissimo e molto versatile, poiché si possono applicare a moltissimi ambiti.
Gruppi di miglioramento | In cosa consistono?
I gruppi di miglioramento sono gruppi di lavoro interfunzionali che hanno l’obiettivo di migliorare un processo, sia in relazione ai passaggi che lo costituiscono, sia riguardo alla qualità/quantità/tempestività dei risultati prodotti.
Pensiamo ad esempio al processo di registrazione dei nuovi residenti: l’arrivo di un nuovo Cittadino ha impatto su quasi tutti i settori del Comune e, a seconda di come viene gestito, può risolvere o creare problemi, sia agli Uffici che a chi ha richiesto la residenza.
Per migliorare questo processo coinvolgeremo perciò rappresentanti dei diversi Uffici coinvolti: anagrafe, scuola, tributi, polizia locale, …
Il primo passo consiste nel descrivere il processo come funziona adesso. Per essere sicuri di avere una descrizione completa, può essere utile sommare le descrizioni di ciascun ufficio e poi aggiungere quella dell’esperienza del Cittadino.
A questo punto, evidenziamo tutti i problemi che si verificano nell’esperienza concreta e identifichiamo, per ciascun problema, tutte le cause (per questo passaggio, le lische di Ishikawa possono essere molto utili) e, per le cause principali, identifichiamo soluzioni realistiche.
A questo punto, siamo pronti per passare dalla descrizione del processo attuale al disegno del processo come deve diventare (il famoso passaggio dall’AS IS al TO BE).
Ultimo passaggio, spesso sottovalutato, ma fondamentale, è quello di progettare il processo di cambiamento in modo che tutte le persone coinvolte conoscano le novità, i vantaggi che si possono ottenere e siano quindi motivate a uscire dalla propria comfort zone e modificare il modo di lavorare usuale.
Anche questa fase di comunicazione del nuovo processo a tutte le lavoratrici e a tutti i lavoratori può essere contata come tempo di formazione.