Giugno è tempo di monitoraggio. In molti Enti è una fase rituale, a volte addirittura bypassata per mancanza di tempo o incombenza delle ferie, ma si tratta di un momento importante se vogliamo gestire la performance e non lasciarci guidare dagli eventi.
È infatti tramite un attento monitoraggio che abbiamo la possibilità di accorgerci per tempo se i nostri obiettivi stanno incontrando dei problemi ed intervenire.
Spesso l’intervento consiste nel rimodulare l’obiettivo riducendo le attese in modo da renderlo ugualmente raggiungibile. Sono i casi in cui il sistema non serve a gestire la performance, ma ad amministrare la premialità. E in questi casi, concordo con chi sostiene che il monitoraggio è un’operazione inutile, alla quale è bene dedicare il minor tempo possibile.
Ma se invece diamo alla valutazione il suo senso più pieno, possiamo utilizzare il monitoraggio per migliorare davvero la nostra performance.
Un metodo efficace consiste nell’osservare l’andamento degli obiettivi alla luce del Valore Pubblico a cui quell’obiettivo concorre. Ogni volta che un obiettivo presenta delle criticità, domandiamoci in che modo queste incidono sul Valore Pubblico per il quale erano pensati, sforzandoci di condurre una riflessione intellettualmente onesta e focalizzata il più possibile sul punto di vista degli stakeholder in termini di fruibilità e utilità.
Ad esempio, se sto ritardando nell’affidamento dei servizi pre e post scuola e questo comporterà un inizio del servizio successivo all’apertura delle scuole, devo tenere presente che l’assenza di questo servizio avrà un impatto molto negativo per le famiglie, perché significa che uno dei genitori dovrà prendere permessi dal lavoro (e, se vogliamo guardare un po’ oltre, nella maggior parte dei casi sarà la mamma, quindi il nostro ritardo incide anche sulle pari opportunità del nostro territorio), oppure dovranno rivolgersi a una baby sitter, sostenendo costi elevati.
Questo ci fa riflettere che non sempre un ritardo di 15 giorni è poca cosa, perché, sommando i costi sostenuti da ciascuna famiglia, il nostro ritardo potrebbe arrivare a generare un costo per la collettività molto significativo.
Nel caso in cui poi il nostro ritardo dovesse essere significativo – ipotizziamo di partire a novembre – potrebbe addirittura ridurre l’utilità del nostro servizio, perché è probabile che molte famiglie per quella data si siano organizzate diversamente. Perciò avremmo contribuito poco alla generazione di Valore Pubblico con un servizio che, avendo un minor numero di adesioni, avrà una ridotta copertura del costo.
La tempesta perfetta.
Vediamo quindi che ragionare in termini di Valore Pubblico ci aiuta innanzitutto ad apprezzare gli effetti degli scostamenti, il che ci consente di ragionare per priorità e, se non abbiamo le risorse necessarie per recuperare le criticità su tutti gli obiettivi, focalizzarle su quelli per i quali i problemi hanno un impatto negativo maggiore.
Ma verificare l’andamento degli obiettivi alla luce del Valore Pubblico ci consente anche un’altra operazione fondamentale, che è l’individuazione di strategie alternative.
Come quando vogliamo cucinare e ci manca un ingrediente: non abbiamo il limone per fare la sogliola alla mugnaia? La faremo con pomodorini capperi e olive!
Nel nostro esempio, non riusciamo ad accelerare i tempi della gara? Proviamo a vedere se abbiamo le risorse per un voucher per aiutare le famiglie a pagare la baby sitter, oppure facciamo una convenzione con baby sitter di quartiere che gestiscano piccoli gruppi di bambini abbattendo quindi i costi, o magari riusciamo addirittura a deviare dalla biblioteca uno di quei progetti nei quali i nonni leggono le fiabe ai bambini.
Tutte soluzioni tampone, certo, ma che possono rispondere al bisogno delle famiglie fintanto che non riusciamo ad affidare i servizi pre e post scuola.
L’importante è tenere sempre presente che quello che guida non sono i nostri processi, ma la funzione d’uso: a cosa serviva quell’obiettivo? In quale altro modo posso generare quella stessa utilità?
Applicare la chiave di lettura del Valore Pubblico agli obiettivi che presentano criticità in fase di monitoraggio ci consente quindi di individuare gli impatti negativi più significativi e riorientare le attività in modo da mantenere elevata la performance che offriamo alla Collettività.